1. Конверт с письмом
заклеивается в последний момент, после того, как содержимое конверта проверено,
письмо зарегистрировано в карточке заключённого, в журнале регистрации входящих
писем и записано в тетради для записи отправленных писем.
2. После того, как ответ
написан, проверить по карточке и последнему письму адрес (при несовпадении
сделать соответствующие изменения и пометки в карточке).
3. Написать на конверте от
кого письмо и обратный адрес:
115516, Москва,
ул. Солнечная, 2. Воскресная школа.
4. Проверить, нет ли новых ещё необработанных и невнесенных в журнал или карточку писем от данного корреспондента (при их наличии, необходимо их прочитать и разобраться, не изменился ли адрес, не требуется ли корректировать содержание письма и т. п.)
Написать на конверте кому
письмо и адрес колонии и индекс места назначения для автоматической сортировки
писем в почтовых отделениях (по трафарету в левом нижнем углу конверта). Адрес
пишется по последнему письму. Последнее письмо определяется по карточке.
5. По карточке проверяется,
нужно ли вкладывать в письмо, анкету, крестик, иконку, открытку, стрежень или
что-то ещё сверх обычного чистого конверта.
6. Вложить письмо и всё
необходимое в конверт. Если под рукой чего-то из этого нет, то на конверте с
обратной стороны сделать простым карандашом отметку о необходимости вложить то,
чего нет в данный момент.
7. Перед тем, как заклеить
конверт ещё раз проверяется:
– совпадают ли фамилия, имя,
отчество, адрес на конверте с тем, что написано в карточке, совпадает ли имя и
отчество на конверте и на вложенном письме. Адрес ещё раз проверяется по
последнему письму.
– Нет ли новых ещё необработанных и невнесенных в журнал или карточку
писем от данного корреспондента (при их наличии, необходимо прочитать и
разобраться, не требуется ли корректировать адрес, содержание письма и т. п.
– вложен ли чистый конверт.
– проверить, нет ли на
конверте пометок о необходимости вложить что-либо в письмо.
8. Если всё в порядке,
зарегистрировать письмо в карточке, как отправленное (указав дату отправки, от
чьего имени отправлено письмо и исполнителя).
9. Взвесить конверт с
письмом. Вес простого или заказного письма не может превышать 100 грамм, иначе
оно может быть засчитано, как бандероль. Если его вес в пределах 20–40 г. то
наклеить (дополнительно к обычному конверту с литерой „А“) марки на 70 коп
(1 руб.). Если вес письма превышает 40 г., то его надо заметить, с тем, чтобы
взвесить в почтовом отделении при отправке и наклеить необходимое количество
марок.
10. Разложить все
подготовленные к отправке письма по алфавиту и записать их в журнал (тетрадку)
регистрации отправленных писем.
11. Отметить письма в
журнале регистрации входящих писем, указав дату отправки и исполнителя.
12. Заклеить конверт
(конверты) и отнести на почту (бросить в почтовый ящик или передать в отдел доставки). Если вес письма превышает
40–100 г., – см. п. 9.