Инструкция по отправке писем

 

1. Конверт с письмом заклеивается в последний момент, после того, как содержимое конверта проверено, письмо зарегистрировано в карточке заключённого, в журнале регистрации входящих писем и записано в тетради для записи отправленных писем.

2. После того, как ответ написан, проверить по карточке и последнему письму адрес (при несовпадении сделать соответствующие изменения и пометки в карточке).

3. Написать на конверте от кого письмо и обратный адрес:

115516, Москва, ул. Солнечная, 2. Воскресная школа.

4. Проверить, нет ли новых ещё необработанных и невнесенных в журнал или карточку писем от данного корреспондента (при их наличии, необходимо их прочитать и разобраться, не изменился ли адрес, не требуется ли корректировать содержание письма и т. п.)

Написать на конверте кому письмо и адрес колонии и индекс места назначения для автоматической сортировки писем в почтовых отделениях (по трафарету в левом нижнем углу конверта). Адрес пишется по последнему письму. Последнее письмо определяется по карточке.

5. По карточке проверяется, нужно ли вкладывать в письмо, анкету, крестик, иконку, открытку, стрежень или что-то ещё сверх обычного чистого конверта.

6. Вложить письмо и всё необходимое в конверт. Если под рукой чего-то из этого нет, то на конверте с обратной стороны сделать простым карандашом отметку о необходимости вложить то, чего нет в данный момент.

7. Перед тем, как заклеить конверт ещё раз проверяется:

– совпадают ли фамилия, имя, отчество, адрес на конверте с тем, что написано в карточке, совпадает ли имя и отчество на конверте и на вложенном письме. Адрес ещё раз проверяется по последнему письму.

– Нет ли новых ещё необработанных и невнесенных в журнал или карточку писем от данного корреспондента (при их наличии, необходимо прочитать и разобраться, не требуется ли корректировать адрес, содержание письма и т. п.

– вложен ли чистый конверт.

– проверить, нет ли на конверте пометок о необходимости вложить что-либо в письмо.

8. Если всё в порядке, зарегистрировать письмо в карточке, как отправленное (указав дату отправки, от чьего имени отправлено письмо и исполнителя).

9. Взвесить конверт с письмом. Вес простого или заказного письма не может превышать 100 грамм, иначе оно может быть засчитано, как бандероль. Если его вес в пределах 20–40 г. то наклеить (дополнительно к обычному конверту с литерой „А“) марки на 70 коп (1 руб.). Если вес письма превышает 40 г., то его надо заметить, с тем, чтобы взвесить в почтовом отделении при отправке и наклеить необходимое количество марок.

10. Разложить все подготовленные к отправке письма по алфавиту и записать их в журнал (тетрадку) регистрации отправленных писем.

11. Отметить письма в журнале регистрации входящих писем, указав дату отправки и исполнителя.

12. Заклеить конверт (конверты) и отнести на почту (бросить в почтовый     ящик или передать в отдел доставки). Если вес письма превышает 40–100 г., – см. п. 9.

 

 

<<<  Назад